Vrijwilligersbeleid

Lees voor

Vrijwilligersbeleid

Datum: september 2021

1.Inleiding
Zonder vrijwilligers wordt het werk van Mozaïek vrijwel onmogelijk. Dankzij hun inzet en enthousiasme worden aanzienlijk meer inwoners bereikt en geholpen. Bovendien dragen onze vrijwilligers met hun (vaak specifieke) kennis, levenservaring en deskundigheid bij aan de kwaliteit.

Het beroep dat door de samenleving op vrijwilligers wordt gedaan neemt komende jaren alleen maar toe, gezien de huidige politieke en maatschappelijke ontwikkelingen. Dat beroep kunnen we alleen doen door vrijwilligers te koesteren, te waarderen en ondersteunen, en goed naar hen te luisteren. Want wie niet luistert naar zijn vrijwilligers loopt het risico dat ze hun motivatie verliezen en afhaken.
Mozaïek hecht dan ook veel waarde aan het maken van goede afspraken met onze vrijwilligers. Vrijwilligers mogen iets van ons verwachten en omgekeerd heeft Mozaïek ook verwachtingen ten aanzien van haar vrijwilligers. Daarnaast vindt Mozaïek het belangrijk dat vrijwilligers plezier hebben in hun werk en dat zij zich gewaardeerd voelen. Een en ander is beschreven in dit vrijwilligersbeleid. Dit vrijwilligersbeleid informeert daarnaast over wie we zijn, hoe onze visie is op vrijwilligerswerk en wat dit in praktijk betekent. Kortom, de voorwaarden die nodig zijn om vrijwilligers binnen Mozaïek optimaal tot hun recht te laten komen, zijn in dit vrijwilligersbeleid vastgelegd.

Dit vrijwilligersbeleid is van toepassing op alle vrijwilligers van Mozaïek, dus ook vrijwilligers die actief zijn bij Dynamiek.

Vanaf 1 januari 2018 maakt Dynamiek volwaardig deel uit van Mozaïek. Omdat er bij Dynamiek naast de ‘gewone vrijwilliger’ ook mensen werkzaam zijn die vanuit een uitkering een leerwerktraject volgen bij Dynamiek, hebben we hier een apart hoofdstuk aan gewijd (zie hoofdstuk 4).
Dit vrijwilligersbeleid is tot stand gekomen met inbreng van vrijwilligers. Steeds doen zich nieuwe situaties en ontwikkelingen voor die vragen om nieuwe antwoorden. Vrijwilligersbeleid is dus nooit af!

2. Visie, uitgangspunten en beleid

a. Visie
Mozaïek wil burgers met de samenleving verbinden, zodat deze beter functioneert en mensen meer tot hun recht komen. Wij willen zelfstandigheid bevorderen, kennis benutten, initiatieven stimuleren en mogelijkheden verschaffen. Waar nodig biedt Mozaïek hulp en ondersteuning. Mozaïek draagt er zo aan bij dat zoveel mogelijk mensen betrokken zijn bij de samenleving. Deze functioneert beter als burgers meedoen, verbonden zijn met de leefomgeving, zich sociaal, educatief en cultureel kunnen ontwikkelen en verantwoordelijkheid willen dragen voor de leefomgeving.

Met participatie en actief burgerschap willen we bereiken dat iedereen naar vermogen mee kan doen in onze gemeente, dat de maatschappij toegankelijk is voor iedereen, ongeacht sekse, leeftijd, religie, seksuele oriëntatie, etniciteit, handicap of sociaaleconomische status en dat men zich optimaal ontwikkelt. Het vrijwilligersbeleid moet zich verhouden tot onze visie en moet recht doen aan de wensen en behoeften van vrijwilligers, rekening houdend met de beschikbare middelen en eisen met betrekking tot continuïteit en kwaliteit.

Vrijwilligers bieden extra (aanvullende) dienstverlening en ondersteuning. Vrijwillige inzet kan voor de vrijwilliger ook een manier zijn om actief deel te nemen aan de lokale samenleving (maatschappelijke participatie) en zich verder te ontplooien/ontwikkelen.

Vrijwilligers brengen deskundigheid, kennis, ogen en oren, contacten en handen met zich mee. Zij voeren niet alleen diensten uit, maar worden ook, waar mogelijk, betrokken bij het vormgeven van deze diensten en activiteiten. In de visie van Mozaïek moet iedereen de gelegenheid hebben om betrokken te zijn bij vrijwilligerswerk op een manier die bij hem/haar past. Dat geldt voor iemand met een volle agenda die incidenteel inzetbaar is, alsook voor iemand die vanwege een beperking alleen vanuit eigen huis of met begeleiding kan bijdragen. Als mensen hun vrijwilligerswerk met plezier doen, is de kans groot dat ze actief blijven en ook naar hun omgeving uitstralen dat vrijwilligerswerk de moeite waard is.

Mozaïek investeert in een vrijwilligersvriendelijk klimaat. Het vrijwilligersbeleid moet duidelijk zijn voor alle medewerkers en vrijwilligers.

b. Kernwaarden
Kernwaarden zijn de belangrijkste waarden (voor en) van een organisatie, maar ook van een individu. Dit zijn dus de punten waar de organisatie op drijft, de basiswaarden op grond waarvan besluiten worden genomen. En waarop je dus als organisatie en als medewerker aangesproken kunt worden. Ook voor vrijwilligers zijn deze kernwaarden belangrijk om te weten. Als vrijwilliger zet je je namelijk in namens Mozaïek.
De kernwaardes van Mozaïek zijn: verbindend, behulpzaam, open en motiverend.

c. Toolkit
Om te zorgen voor het vrijwilligersvriendelijk klimaat is er een toolkit (een gereedschapskist) gemaakt. Hierin zijn de volgende documenten te vinden:
• Stroomschema werving, selectie, inschrijven en uitschrijven.
• Aanmelden vacature
• Formulier intake vrijwilligers: wat vraag je tijdens het kennismakingsgesprek, wat vertel je en wat is belangrijk om van elkaar te weten?
• Vrijwilligersovereenkomst
• Informatiemap voor vrijwilligers.
• Voortgangsgesprek: hoe gaat het met het vrijwilligerswerk en de vrijwilliger?
• Einde vrijwilligerswerk: hoe heb je het vrijwilligerswerk ervaren en wat kan Mozaiek meenemen voor de toekomst.
• Omgaan met ‘bijzondere’ vrijwilligers.
De toolkit is te vinden op de Share1-Personeel-Vrijwilligers-Toolkit

d. Geldigheid en tussentijdse evaluatie van het vrijwilligersbeleid
Het vrijwilligersbeleid geldt voor de periode van 1 september 2021 t/m 31 augustus 2023. Ruim voor de einddatum wordt het totale beleid met de vrijwilligers geëvalueerd en wordt de voortgang vastgelegd.
Vrijwilligersbeleid Mozaïek, augustus 2021 Pagina 6 van 12

3. Vrijwilligerswerk Mozaïek
a. Positie van de vrijwilliger in de organisatie
Vrijwilligers hebben vooral te maken met de beroepskracht (contactpersoon) die eindverantwoordelijk is voor de dienst of activiteit waaraan zij meewerken. Deze beroepskracht is primair verantwoordelijk voor de begeleiding van de vrijwilliger. Deze begeleiding richt zich op de uit te voeren taak, alsook op de persoon. Met andere woorden: gaat het werk goed én heeft de vrijwilliger het naar zijn zin? Doet de vrijwilligers de juiste dingen en doet de vrijwilliger de juiste dingen goed. Weten we hoe het met de vrijwilliger gaat. Met iedere vrijwilliger is geregeld contact.
b. Grenzen aan vrijwilligerswerk
Vrijwilligers en beroepskrachten hebben verschillende functies en rollen en voeren daarom ook verschillende taken uit. Door maatschappelijke ontwikkelingen kan de grens tussen vrijwilligerswerk en beroepswerk vervagen. De kunst is om een balans te vinden tussen de extra taken/verantwoordelijkheden die van een vrijwilliger gevraagd worden t.o.v. het begrip vrijwilligerswerk en de kwaliteit van de dienstverlening.
De beroepskracht bewaakt de grenzen aan vrijwilligerswerk. Deze grenzen zijn niet altijd vast te leggen en kunnen ook variëren per vrijwilliger.

Algemeen kan gesteld worden dat:
• een vrijwilliger geen professionele hulpverlener is;
• de emotionele belastbaarheid niet te groot is;
• er geen sprake is van arbeidsverdringing;
• de taak qua tijdsinvestering en omvang te behappen is;
• de vrijwilliger het leuk vindt om te doen.

Mozaïek streeft ernaar dat de taken die vrijwilligers verrichten, aansluiten bij hun persoonlijke ambities en doelstellingen en bij de ontwikkelingen die zij hierin tijdens hun werkzaamheden doormaken. De beroepskrachten dienen in het oog te houden, dat de activiteiten en de werkwijze passen binnen de doelstelling van de organisatie.

 

c. Werving en selectie
De instroom van nieuwe vrijwilligers gebeurt op verschillende manieren. Op initiatief van de vrijwilliger zelf, via Actief in Tiel of actieve werving van de beroepskracht.
Werving vindt plaats via eigen (lokale) netwerken, Actief in Tiel, lokale en sociale media. De vacature wordt geplaatst door de beroepskracht a.d.h.v. het formulier ‘Vacature aanmelden’
De belangrijkste aandachtspunten bij de selectie voor de verschillende vrijwilligersfuncties is de motivatie van de vrijwilliger en de verwachtingen naar elkaar toe.
Motto: de juiste vrijwilliger op de juiste plek. Intakegesprekken worden gevoerd door de beroepskracht.

d. Rol van beroepskracht
Bij elke vrijwilliger hoort een beroepskracht. Deze is verantwoordelijk voor de werving, selectie, het maken en bevestigen van afspraken en begeleiding van de vrijwilliger.
Afhankelijk van de plek in de organisatie heeft de beroepskracht de volgende taken:
– begeleiding en ondersteuning van vrijwilligers;
– bewaking van kwaliteit en resultaat;
– coördinatie van het werk dat vrijwilligers uitvoeren;
– zorgdragen voor randvoorwaarden zodat vrijwilligers gemotiveerd en effectief
kunnen werken;
– het verstrekken van informatie op maat: actief, tijdig, volledig, geselecteerd
en toegankelijk.

Mozaiek heeft een coördinator vrijwilligerswerk. Deze medewerker draagt zorg voor het beleid en de processen.

4. Leertrajecten van Dynamiek

a. Profiel van de leerwerker

De leerwerkers van Mozaïek voeren hun werkzaamheden uit op een leerplek in Tiel.
Kenmerkend voor een leerwerker is:
• De leerwerker wordt aangemeld door participatiecoach (gemeente Tiel), werkcoach (Werkzaak Rivierenland) of een beroepskracht van het UWV;
• De leerwerker is gemotiveerd om zich te ontwikkelen en stappen te zetten richting betaald werk;
• De leerwerker heeft, in samenwerking met de aanmeldende instantie, een doel waaraan hij/zij gaat werken. Als dit doel vooraf niet duidelijk is dan staat de leerwerker open om gedurende zijn/haar traject dit doel te ontwikkelen;
• De leerwerker gaat een verplichting aan voor een bepaalde tijd met de leerplek en is zich bewust dat hij/zij de werkzaamheden afmaakt;

b. Profiel van de leerplek bij WijkLeerWerkbedrijf Dynamiek

– De leerplek is tijdelijk en de duur van het traject wordt tussentijds geëvalueerd, waarna verlenging eventueel mogelijk is. Inhoud en tijdsduur van het traject zijn altijd in overleg met de aanmelder;
– De leerplek is gericht op ontwikkeling van de leerwerker en vertaald in leerdoelen;
– De leerplek biedt de mogelijkheid voor de leerwerker om zich te ontwikkelen;
– Reis- en onkosten worden alleen vergoed wanneer dit vooraf is afgestemd met, en goedgekeurd door de beroepskracht;
– De werkzaamheden worden in principe alleen tijdens openingstijden van Dynamiek uitgevoerd.

c. Profiel van de externe leerplek

– De externe leerplek is een vervolg op de leerplek van WijkLeerbedrijf Dynamiek;
– De externe leerplek wordt gekozen in overleg met de aanmeldende partij van de leerwerker;
– Op de externe leerplek is aandacht voor de begeleiding van de leerwerker. In overleg met de leerplek kan WijkLeerbedrijf Dynamiek een bijdrage blijven leveren in de begeleiding.

d. Positie beroepskracht
Binnen Dynamiek zorgen de vrijwilligers en leerwerkers ervoor dat de diensten en activiteiten uitgevoerd kunnen worden. Leerwerkers en vrijwilligers kunnen elkaar bevragen en instrueren zodat deze activiteiten en diensten adequaat en naar behoren uit gevoerd worden. De beroepskracht heeft slechts een ondersteunende rol in de dagelijkse gang van zaken bij Dynamiek. Wanneer men er onderling niet uitkomt, kan men een beroep doen op de beroepskracht.

e. Taakomschrijving beroepskracht
• Begeleiden en ondersteunen vrijwilligers/leerwerkers; houden van intake-, voortgangs- en eindgesprekken;
• Zorgdragen voor duidelijke en eenduidige werkinstructies;
• Zorgdragen voor een goede onderlinge afstemming van de begeleiding van de leerwerkers;
• Onderhouden van de contacten met aanmelder;
• Bewaken van de kwaliteit van het ontwikkeltraject van de leerwerker en legt dit vast in het persoonlijk dossier;
• Coachen en coördineren van de werkzaamheden die door de vrijwilligers uitgevoerd worden;
• Zorgdragen voor een optimaal ontwikkelingsklimaat (o.a. door het organiseren van trainingen en het houden van voortgangsgesprekken);
• Bewaken van kwaliteit en resultaten van activiteiten en diensten, waar nodig veranderingen inzetten;
• Betrokken zijn en blijven bij externe ontwikkelingen in het sociale domein (zo mogelijk samen met de leerwerkers);
• Zorgdragen voor verdere uitbreiding en implementatie van de voor en door methode.

 

5. Ondersteuning en begeleiding van vrijwilligers

a. Deskundigheidsbevordering

Afhankelijk van het soort vrijwilligers zorgt de beroepskracht voor introductie en kennismaking met de organisatie en collega’s.
Vanuit Mozaiek en samenwerkingspartners is er een scholingsaanbod waar de vrijwilligers zich voor aan kunnen melden. Er wordt maatwerk geboden als het gaat om deskundigheidbevordering. Hierbij wordt rekening gehouden met de behoefte van de vrijwilligers.
Vakinhoudelijke cursussen voor specifieke vrijwilligers worden door de beroepskracht zelf georganiseerd, eventueel in samenwerking met een samenwerkingspartner.
Het scholingsaanbod wordt via de mail verstuurd naar de vrijwilligers en is te vinden op de website van Mozaiek en/of Actief in Tiel.

b. Inspraak

Interne communicatie en inspraak bevorderen de betrokkenheid van de vrijwilligers en levert de organisatie informatie op over ideeën, ervaren knelpunten, wensen en behoeften van de vrijwilligers. De organisatie biedt de vrijwilligers de mogelijkheid om hun mening te geven en op- en aanmerkingen door te geven. Deze mogelijkheid wordt geboden op verschillende manieren:
• Tijdens de contactmomenten;
• Door eens per 2 jaar een vragenlijst naar alle vrijwilligers te sturen;
• De mogelijkheid om mee te denken en doen bij ontwikkelen van nieuwe activiteiten en methodieken.
Vrijwilligers ontvangen de interne nieuwsbrief van Mozaiek en worden zo op de hoogte gesteld van ontwikkelingen binnen de organisatie. In deze nieuwsbrief is ook nieuws opgenomen specifiek voor de vrijwilligers.

c. Vrijwilligersovereenkomst

Iedere vrijwilliger ontvangt een vrijwilligersovereenkomst. Een blanco exemplaar is te vinden in de Toolkit.
Omdat het vrijwilligerswerk bij Dynamiek inhoudelijk anders is, zijn er twee vrijwilligersovereenkomsten.
De vrijwilligersovereenkomst wordt centraal bewaard bij de vrijwilligerscoördinator.
De vrijwilliger ontvangt een kopie.

d. VOG

Elke vrijwilliger die een vrijwilligersovereenkomst aangaat met Mozaïek dient een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen. Uitzondering op deze regeling is uitsluitend mogelijk na overleg met de directeur/bestuurder.
De VOG is kosteloos (regeling overheid). Het klaarzetten van de VOG aanvraag door Mozaiek gebeurt digitaal via het Ministerie van Justitie. De vrijwilliger ontvangt een mail en vraagt via DigiD de VOG aan.
De VOG wordt samen met de vrijwilligersovereenkomst centraal bewaard.

e. AVG
Protocol en gedragscode AVG is te lezen in het document Handboek AVG van Mozaïek.

f. Attentiebeleid

Veel diensten of activiteiten zouden zonder de inzet van vrijwilligers niet plaatsvinden. Deze inzet is dus zeer belangrijk en wordt jaarlijks gewaardeerd. Er is ruim aandacht voor lied en leed.

g. Onkostenvergoeding

In principe worden reiskosten niet vergoed binnen de grenzen van de gemeente Tiel. Indien er andere onkosten worden gemaakt kan de vrijwilliger aanspraak maken op een vergoeding van de werkelijk gemaakte kosten, die direct voortvloeien uit de taken. Dit na overleg en toestemming van de contactpersoon van Mozaïek en via het declaratieformulier (op te vragen via de contactpersoon). Zo nodig worden afspraken in een aparte bijlage beschreven.

Daarbij gelden de volgende afspraken:
• Telefoonkosten: 20 cent per minuut, met een maximum van een 60 minuten per maand (12,-)
• Reiskosten: 19 cent per kilometer met een maximum van 50 km per maand (€ 9,50)
• Materiele kosten: d.m.v. overleggen betalingsbewijzen

Let op! Als de vrijwilliger kosten maakt voor een specifieke hulpvrager, zullen de kosten in principe door de hulpvrager betaald moeten worden. Bij de intake van de hulpvrager, zal hier naar gevraagd worden. Voorbeeld: als de hulpvrager wil dat de vrijwilliger samen met hem/haar naar het museum wil, zal de hulpvrager de entree en eventuele onkosten moeten betalen.

h. Verzekeringen

Het verzekeren van risico’s van alledag is op de eerste plaats een zaak van de vrijwilliger zelf. Dat wil zeggen dat de schadeclaim alleen dan in behandeling wordt genomen als de schade niet bij een andere verzekeraar te verhalen valt. Mozaïek heeft voor haar geregistreerde vrijwilligers een collectieve WA-verzekering en een ongevallenverzekering afgesloten. Vrijwilligers zijn ook verzekerd op weg naar vrijwilligerswerk en naar huis.
In verband met de reguliere voorwaarden van deze verzekering wordt er van uitgegaan dat er geen middelen worden gebruikt die de rijvaardigheid (bij het vervoer door de vrijwilliger) beïnvloeden. Onder middelen wordt verstaan o.a. alcohol, medicijnen met waarschuwingsstickers, antidepressiva en geestverruimende middelen.
Daarnaast heeft gemeente Tiel een collectieve vrijwilligersverzekering afgesloten voor alle vrijwilligers in Tiel. Het gaat hier om een secundaire verzekering, ofwel een vangnet, voor waar andere verzekeringen een gat laten vallen.

i. Geschillen
Bij klachten over werksituaties, ongewenst gedrag vrijwilligers, seksuele intimidatie, e.d. wordt de volgende procedure toegepast:
Wanneer vrijwilligers onderling problemen hebben en zij komen er samen niet uit, dan wordt dit met de desbetreffende beroepskracht besproken.
Bij klachten van de deelnemer over de vrijwilliger, wordt dit opgepakt door de beroepskracht. Deze bespreekt of het een incident betreft dat zelf kan worden opgepakt of een daadwerkelijke klacht is. Wanneer de deelnemer een klacht wil indienen, kan gebruik worden gemaakt van de klachtenregeling. Zie klachtenregeling van Mozaïek (op de website).
Wanneer deelnemers of vrijwilligers klachten hebben over het functioneren van de desbetreffende beroepskracht, wordt dit in eerste instantie besproken met de coördinator vrijwilligerswerk.
Komen zij er niet uit, dan wordt directeur/bestuurder ingeschakeld. Zie klachtenregeling van Mozaïek (op de website).
De vrijwilliger die rechtstreeks een klacht ontvangt, probeert in eerste instantie zelf een oplossing te vinden.
Betreft de klacht een collega vrijwilliger, dan zal hij/zij de klacht naar die vrijwilliger doorspelen.
In beide gevallen wordt de klacht gemeld bij de desbetreffende beroepskracht. Komen de partijen niet tot een oplossing, dan kan de vrijwilliger gebruikmaken van het klachtenreglement Klachtenregeling onafhankelijke klachtencommissie (zie website Mozaïek).
De vertrouwenspersonen van de organisatie is Irene Fonteijn.

Huseyin Oztas

Wijkcoach en Vrijwilligerscoördinator
Tiel
06 34 29 42 03